O módulo de calendário garante a gestão integrada de todos os atos. Permite visualizar simultaneamente as agendas do notário e dos colaboradores de forma a evitar a sobreposição de agendamento de atos.

Para além disso, também é possível definir o envio de alertas quando se aproxima a hora de realização de um ato ou tarefa e o envio de emails automáticos para o cliente que efetuou a marcação de um ato.

Funcionalidades do módulo

• Marcação de todos os atos notariais e tarefas do cartório;
• Lista pré-definida de documentos para realização de escrituras;
• Personalização de lista de documentos pré-definida;
• Impressão da lista de documentos entregues/em falta pelo cliente;
• Visualização da agenda de todos os colaboradores;
• Integração direta com o Módulo de Gestão de Atos e Escrituras.

Disponível em: SIMN e SIMN Express

Todos os atos e serviços prestados são faturados de forma rápida e intuitiva através do módulo de faturação. Este módulo, certificado pela AT (n.º 571), simplifica o cumprimento das Obrigações Fiscais, como a liquidação do Imposto de Selo para o Ministério das Finanças, o Imposto de Selo para o IGFPJ ou o Mapa de Atividade para as Estatísticas da Justiça.

Este módulo permite a criação automática do Livro de Honorários e Selo e do Livro dos Reconhecimentos, além de efetuar estatísticas e permitir uma gestão efetiva da caixa do cartório através do controlo dos pagamentos efetuados.

Funcionalidades do módulo

• Preenchimento automático da fatura, utilizando os dados da escritura – integração com o Módulo de Gestão de Atos e Escrituras;
• Recolha da informação do cliente através de base de dados ou cartão de cidadão;
• Lançamento de contas de todos os atos notariais: escrituras, testamentos, instrumentos avulsos, serviço de balcão, entre outros;
• Possibilidade de registo de outros honorários (fora de horas, fora do cartório, taxas de urgência e despesas por conta do cliente);
• Cálculo automático dos honorários de acordo com a tabela em vigor (fixos, variáveis e livres);
• Cálculo automático de Imposto de Selo, de acordo com a Tabela Geral de Imposto de Selo e demais impostos e verbas;
• Criação de faturas em ficheiro PDF para envio por e-mail;
• Emissão de Fatura/Recibo e de Listagem de Serviços a Prestar;
• Elaboração automática do Livros de Honorários e Selo e do Livro de Reconhecimentos;
• Lançamento automático dos números de registos associados no Livro de Honorários e Selo e Livro de Reconhecimentos;
• Elaboração de estatísticas por colaborador, mapa de atos, mapa de clientes, mapa de colaborador e mapa de faturação;
• Elaboração automática de ficheiro SAFT para comunicação à Autoridade Tributária;
• Permite a pesquisa de Faturas por número, NIF do cliente e data.

Disponível em: SIMN e SIMN Express

O módulo de conta corrente permite a gestão das contas do cartório separando a emissão de faturas e recibos para que as concessões de crédito a clientes sejam geridas eficientemente. É possível consultar o estado das contas do cartório através dos mapas “consulta de contas em dívida”, “extrato de conta de cliente” e “mapa de tesouraria”.

Funcionalidades do módulo

• Possibilidade de ativar opção de crédito a um cliente;
• Definição das condições de crédito (montante máximo e prazo de pagamento)
• Na emissão da fatura, seleção da forma de pagamento (pronto pagamento ou crédito);
• Consulta dos valores por liquidar de cada cliente;
• Consulta da conta corrente de um cliente com possibilidade de exportar essa informação;
• Consulta do Mapa de Tesouraria com todos os movimentos da caixa.

Disponível em: SIMN e SIMN Express

O módulo de gestão de atos e escrituras permite a inserção de toda a informação das escrituras, de modo a gerar automática e simultaneamente o Livro de Registo Diário e o Índice de Outorgantes, assim como garantir o cumprimento de diversas obrigações legais, como a declaração de Modelo 11 (para o Ministério das Finanças), os verbetes estatísticos (para o Sistema de Informação das Estatísticas da Justiça), a comunicação para as Conservatórias dos Registos Centrais e a comunicação para as Conservatórias dos Registos Comerciais. Permite ainda a integração direta com o Módulo de Faturação.

Funcionalidades do módulo

• Pré-visualização do texto a ser registado no Livro de Registo Diário;
• Recolha de informação de outorgantes e bens com todos os campos necessários para dar provimento às várias obrigações notariais;
• Recolha de informação de DUCs (Documento Único de Cobrança) com todos os campos necessários para dar provimento às obrigações legais;
• Garantia de conformidade da informação recolhida com os formatos definidos pela DGCI para a comunicação do “Modelo 11”;
• Integração com o módulo de Faturação, permitindo lançar automaticamente a conta da escritura;
• Criação automática de ficheiro XML para envio à Autoridade Tributária com informação relativa a atos notariais (“Modelo 11”);
• Possibilidade de utilização da base de dados de clientes para preenchimento automático da informação relativa ao outorgante;
• Produção automática do Livro do Registo Diário;
• Pesquisa de escrituras efetuadas por data, NIF e nome de outorgantes, Livro e Folha e estado da escritura (gravada ou registada).

Disponível em: SIMN e SIMN Express

A integração com o Word permite apreender para a escritura do SIMN, informação proveniente das minutas previamente preparadas pelo notário com recurso à ferramenta da Microsoft, nomeadamente outorgantes, bens e DUCs (Modo Cognitivo).

Este módulo é complementar à gestão de atos e escrituras e oferece um mecanismo de Redação Assistida que permite realizar o processo inverso, ou seja, transfere a informação constante do SIMN para uma minuta selecionada, facilitando deste modo o preenchimento e diminuindo consideravelmente o tempo de inserção de dados.

Funcionalidades do módulo

• Integração com o Word – Modo Cognitivo;
• Após clicar no botão do modo cognitivo e escolher a minuta, o SIMN abre automaticamente o Word com a minuta pretendida;
• Árvore de inserção de outorgantes e bens;
• Ao escolher “adicionar vendedor”, é possível selecionar o texto que contém a informação relativa ao outorgante;
• O utilizador seleciona o texto pretendido no documento Word;
• Após a seleção e confirmação do texto, a ficha de outorgante é automaticamente preenchida.

Outras Funcionalidades:

• Modo de Redação Assistida, que permite ao notário transferir a informação relativa a outorgantes, bens e DUCs do SIMN para uma minuta selecionada.

Disponível em: SIMN

Registo e controlo da informação referente aos atos e documentos sujeitos a arquivo no cartório. Permite a elaboração do Livro de Registo de Instrumentos Avulsos e de Documentos para Arquivar, assim como a do Índice de Outorgantes / Intervenientes associado.

Beneficia ainda da integração com o Módulo de Faturação, permitindo ao notário a composição rápida da fatura com base nos elementos do registo ou, pelo percurso inverso, a identificação dos elementos necessários ao registo do instrumento no livro, com base nos elementos previamente identificados na fatura emitida ao cliente.

Funcionalidades do módulo

• Gravação, registo e eliminação de todos os atos sujeitos a registo no Livro de Registo de Instrumentos Avulsos;
• Descrição adicional para complementar os dados dos atos/documentos arquivados;
• Inserção de outorgantes ou intervenientes dos atos e elementos adicionais relevantes;
• Numeração automática anual dos registos;
• Integração com o módulo de faturação;
• Criação automática do Livro de Registo de Instrumentos Avulsos;
• Elaboração de índice de outorgantes;

Disponível em: SIMN e SIMN Express

Armazenamento dos dados relativos a clientes e outorgantes, com vista à elaboração automática do índice onomástico e disponibilização de diversas opções de consulta e elaboração de estatísticas.

Funcionalidades do módulo

• Pesquisa de Outorgantes por NIF e nome;
• Possibilidade de inserir, alterar, consultar ou eliminar clientes;
• Possibilidade de realização de estatísticas por cliente.

Disponível em: SIMN e SIMN Express

A Gestão Documental permite a independência quase total dos arquivos físicos ao assegurar o arquivo e gestão digital dos documentos associados a uma determinada escritura ou processo. O utilizador tem a possibilidade de classificar os documentos e posteriormente efetuar pesquisas por diferentes critérios.

A inserção de documentos pode ser feita através de digitalização direta ou através da associação de documentos previamente guardados.

Funcionalidades do módulo

• Arquivo na base de dados de todo o tipo de documentos;
• Arquivo com base em documentos previamente digitalizados ou documentos obtidos diretamente do scanner;
• Lista dos tipos de documentos;
• Pesquisa de documentos através do nome, tipo de documento e atributos específicos;
• Abertura de documentos arquivados;
• Alteração posterior dos valores dos atributos;
• Eliminação de documentos caducados.

Disponível em: SIMN

Seja através do digitalizador ou pelo acesso a escrituras anteriormente inseridas na Gestão Documental, o SIMN permite a emissão automática de diversos tipos de certidões, certificados de exatidão da tradução, conferências de fotocópia ou públicas-formas.

De forma automática, é feita a impressão das capas certificativas através da seleção do modelo adequado e a contagem das folhas a imprimir, sem necessidade de alterar a formatação. Permite também a gestão efetiva dos pedidos de certidões feitos ao cartório.

Funcionalidades do módulo

• Preparação de certidão através do digitalizador ou de um documento arquivado na base de dados;
• Lista de certidões pendentes;
• Lista de certidões produzidas que apresentam três estados possíveis: “certidão não faturada”, “certidão faturada” e “certidão entregue”;
• Inserção e gestão de pedidos de certidão;
• Criação de vários tipos de certidões com capas certificativas adequadas: Certidões de escrituras – totais ou parciais; Certidões de Documentos Arquivados, Certidões de Procuração; Certificado de Exatidão de Tradução; Conferência de Fotocópia e Pública-Forma;
• Integração com o Módulo de Faturação, permitindo realizar a conta automaticamente;
• Exportação em PDF de Certidões emitidas para envio por e-mail (pode conter assinaturas digitais).

Disponível em: SIMN

O SIMN disponibiliza opções de configuração que permitem a personalização autónoma do programa. Deste modo, uma alteração de tarifário (necessário estar presente no Artigo 14.º), uma inserção de um ato novo de balcão (necessário estar presente no Artigo 14.), uma alteração do logótipo ou outra atualização dos dados do cartório podem ser realizados de forma simples e rápida.

Funcionalidades do módulo

• Inserção do logótipo do cartório que surge associado às faturas e restante documentação criada na aplicação;
• Introdução dos dados do cartório de forma centralizada;
• Criação de novos atos;
• Criação de novos tarifários para atos existentes;
• Diferentes modalidades de preço (valor fixo, percentagem, intervalo, unitário, temporal ou acréscimo).

Disponível em: SIMN e SIMN Express